Yra vienas klausimas, kurio daugelis vadovų sau neužduoda pakankamai anksti: kiek jūsų komandos darbo valandų iš tikrųjų kuria vertę verslui? Ne kiek žmonės dirba. Ne kiek užduočių atlieka. O kiek laiko realiai skiriama darbui, kuris judina įmonę pirmyn.
Nes labai dažnai paaiškėja nemaloni tiesa – didelė dalis darbo dienos sudeginama ne sprendimams, klientams ar augimui, o veiksmams, kurie kartojasi kiekvieną dieną ir nieko nekuria. Duomenų perrašymas. Informacijos tikrinimas. Dokumentų paieška. Lentelių taisymas. Tarpusavyje nesusikalbančių sistemų derinimas. El. laiškai, kuriuose darbuotojai bando suprasti, kuri failo versija yra teisinga.
Ir blogiausia tai, kad tokie procesai ilgainiui tampa „normaliu darbu“. Komandos pripranta prie nuolatinio administracinio triukšmo taip stipriai, jog pradeda manyti, kad kitaip dirbti tiesiog neįmanoma.
Rankinis darbas dažnai slepia daug didesnę problemą
Daugelis įmonių rankinius procesus vertina kaip nedidelį nepatogumą. Atrodo, kad keli papildomi veiksmai nieko nekeičia. Darbuotojai juk susitvarko. Tačiau realybėje rankinis procesų valdymas labai retai būna tik techninė problema. Dažniausiai tai signalas, kad organizacija pradeda nebespėti paskui savo pačios augimą.
Kai darbuotojai tą pačią informaciją suvedinėja kelis kartus, kai skirtingi skyriai dirba su skirtingais duomenimis, o svarbūs sprendimai priimami remiantis excel lentelėmis, įmonė pradeda lėtėti iš vidaus. Ir tai pavojinga ne tik dėl prarasto laiko.
Tokiose organizacijose pradeda daugėti klaidų, vėlavimų, neaiškumų ir vidinės įtampos. Vienas darbuotojas pusę ryto praleidžia tikrindamas, ar skaičiai excelyje sutampa su sistema. Kitas ieško naujausios dokumento versijos tarp keliolikos laiškų. Trečias dar kartą suveda tą pačią informaciją, nes skirtingos platformos nesusikalba tarpusavyje. Tokiose situacijose žmonės pavargsta ne nuo darbo kiekio. Žmonės pavargsta nuo bereikalingo darbo.
Didžiausias nuostolis – ne laikas, o dėmesys
Yra labai svarbus dalykas, kurio daugelis verslų neįvertina. Kai darbuotojai nuolat dirba tarp rankinių procesų, organizacija praranda ne tik laiką. Ji praranda žmonių dėmesį. Darbuotojai nebegali susikoncentruoti į svarbiausius darbus, nes jų diena suskaidoma į dešimtis smulkių techninių veiksmų. Vieną minutę jie taiso neatitikimus, kitą – ieško dokumentų, trečią – tikrina, ar informacija sistemose sutampa. Tokiose situacijose komandos atrodo labai užimtos, tačiau realus produktyvumas pradeda mažėti.
Ir čia atsiranda vienas paradoksaliausių šiuolaikinio verslo reiškinių – įmonė dirba vis daugiau, tačiau juda vis lėčiau.
Automatizacija šiandien reiškia ne technologiją, o aiškumą
Daug metų automatizacija buvo pristatoma kaip būdas dirbti greičiau. Tačiau stipriausios įmonės ją pradeda vertinti visiškai kitaip. Jos automatizaciją vertina kaip būdą sumažinti chaosą. Kai pagrindiniai procesai sujungiami vienoje sistemoje, organizacija pirmą kartą pradeda dirbti be nuolatinio informacijos gaudymo. Pardavimai mato realius duomenis. Finansų skyrius nebelaukia informacijos iš kelių skirtingų failų. Vadovai gali stebėti situaciją realiuoju laiku, o darbuotojai nebešvaisto energijos pasikartojantiems veiksmams.
Daug įmonių samdo papildomus žmones tam, ką turėtų išspręsti sistema
Tai viena dažniausių problemų augančiose organizacijose. Kai procesai pradeda strigti, verslas pirmiausia galvoja apie papildomus darbuotojus. Iš pradžių tai atrodo logiška. Daugiau klientų – reikia daugiau žmonių. Daugiau užsakymų – reikia didesnės komandos. Tačiau labai dažnai po kelių mėnesių paaiškėja, kad nauji darbuotojai didžiąją laiko dalį skiria ne augimui, o tam pačiam chaosui administruoti. Vienas tikrina duomenis. Kitas derina informaciją tarp skyrių. Trečias taiso klaidas, kurios atsirado dėl rankinių procesų. Ir tada verslas patenka į pavojingą ciklą – kuo labiau auga, tuo daugiau energijos turi skirti vidinei netvarkai palaikyti. Todėl modernios sistemos tampa ne papildomu įrankiu, o būtina infrastruktūra augančioms įmonėms.
Kai visa informacija sujungiama vienoje vietoje, pasikeičia pats darbo tempas
Vienas didžiausių pokyčių įvyksta tada, kai organizacija pagaliau nebeturi ieškoti informacijos. Kai pardavimai, finansai, klientų valdymas, užduotys ir procesai veikia vienoje sistemoje, darbuotojai pradeda daug greičiau priimti sprendimus. Nebelieka nuolatinio derinimo tarp skyrių. Sumažėja klaidų. Dingsta pasikartojantis rankinis darbas.
Ir svarbiausia – komanda pradeda daugiau laiko skirti darbui, kuris realiai kuria vertę.
Todėl tokie sprendimai kaip https://monet.lt/monet-verslo-valdymo-sistema/ šiandien verslams tampa ne tik technologiniu pasirinkimu. Jie tampa būdu susigrąžinti kontrolę, kuri ilgainiui pradeda dingti augant procesų kiekiui.
Anksčiau versle buvo vertinamas užimtumas. Kuo daugiau žmonės dirba, tuo organizacija atrodo produktyvesnė. Tačiau konkurencingiausios įmonės pradeda suprasti visai kitą dalyką – produktyvumas nėra nuolatinis skubėjimas. Tikras produktyvumas atsiranda tada, kai darbuotojai gali koncentruotis į svarbiausius sprendimus, o ne į procesų lopymą.
